Comment gérer ADV en climatisation (Administration Des Ventes)?

L’ ADV climatisation ou administration des ventes en génie climatique  est une des fonctions cruciales d’une entreprise. Elle est chargée d’accompagner le client dans différents aspects de la vente, commercial, administratif et financier. Son rôle est également de faire la liaison entre l’entreprise et les clients, en répondant aux besoins des deux parties.

Alors, comment assurer une telle fonction ? De par les différentes missions qu’elle doit réaliser, l’ADV climatisation demande attention, compétences et techniques. Son objectif : maximiser la satisfaction client et optimiser le développement commercial de l’entreprise.

L’ADV climatisation, une fonction polyvalente

L’administration des ventes a pour principal rôle de gérer les contrats avec les clients. Elle accompagne ces derniers dans l’ensemble du processus de vente, depuis la proposition commerciale au service après-vente. Pour cela, elle doit jongler entre des fonctions marketing, commerciales et logistiques.

La contribution du responsable en administration des ventes est sollicitée pour l’acquisition de nouveaux clients. En contact permanent avec la clientèle, on attend de lui des stratégies et des outils de vente efficaces qui assureront le développement de l’entreprise. Il doit, pour cela, savoir identifier les attentes des clients et les réponses à celles-ci afin de les satisfaire.

L’ADV se charge également du suivi et de la validation des commandes. De même, elle doit collaborer avec les commerciaux pour proposer les offres adaptées aux clients.

La fonction logistique est tout aussi importante. L’administration des ventes s’occupe notamment de la gestion des stocks et des livraisons. Elle doit veiller à ce que les commandes, la facturation et les conditions de livraison soient conformes à celles convenus avec le client.

Ainsi, le responsable ADV climatisation doit suivre l’état d’avancement des commandes, gérer la relation avec le client tout au long de son parcours d’achat et assurer la satisfaction de celui-ci.

L’ADV, une tâche aux multiples aspects

Pour être efficace et atteindre les objectifs de développement de l’entreprise, le responsable ADV climatisation doit mettre en avant quelques bonnes pratiques :

Collaborer avec la force de vente

L’efficacité du responsable ADV repose sur la connaissance des besoins des clients et des offres en biens d’équipements. Ce qui nécessite la collaboration avec les commerciaux afin d’accéder aux informations y afférentes. D’autant plus qu’il doit d’une certaine manière exécuter des tâches à caractère commercial. Il doit donc obtenir du département commercial des documents tels que la fiche clients ou les argumentaires produits.

Cette collaboration comprend des échanges et une communication entre les commerciaux et les responsables ADV. Etant donné que leur travail est interdépendant, la proximité entre eux conditionne la cohérence du parcours client.

Automatiser une partie des tâches

Une bonne partie du travail de l’ADV climatisation peut être automatisée grâce à des solutions technologiques appropriées. Il est par exemple possible d’automatiser la prise de commandes ou l’alerte en cas de rupture de stock chez un client, la confirmation d’une livraison ou encore l’échange d’informations avec le client.

Structurer le service pour gérer les surcroîts d’activité

Le responsable ADV doit être capable de gérer les fluctuations des commandes. Ainsi, identifier le flux de ces commandes lui sera indispensable. Pour ce faire, une communication avec les commerciaux s’impose. Ceux-ci doivent communiquer les besoins des clients et le volume de leurs demandes. L’administration des ventes sera alors en mesure d’ajuster son fonctionnement de façon à absorber le volume de demandes existantes.

Recourir à un centre d’appels

La gestion des commandes et des livraisons se fait d’une manière plus efficace avec l’aide d’un centre d’appels externe. Celui-ci se charge alors de la relation avec les clients : renseignements, conseils, prise de commande et confirmation.

Le suivi sera plus facile avec une équipe qui s’occupe de la mise à jour des informations sur les clients et leurs commandes.

Effectuer un suivi statistique

Réaliser une évaluation régulière des activités en administration des ventes permet de connaître la performance du service et sa capacité à suivre le rythme des commandes des clients. Cette évaluation est axée sur trois éléments : la productivité du service (KPI : nombre de commandes, nombre de factures, nombre d’avoirs, etc.), sa qualité (KPI : taux d’erreur de saisie, taux de respect des délais, etc.) et sa performance (KPI : rapidité dans la prise de commande, temps de réponse pour l’accueil téléphonique, etc.)

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