7 ASTUCES POUR DES RÉUNIONS PRODUCTIVES !

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FORCE PLUS - 1 février 2016

Cet article est adapté d'un billet paru en 2015 en langue anglaise sur selectstrategies.com. Chacun connaît, dans sa vie professionnelle, un nombre importants de réunions. Mais combien d'entre elles ont-elles été productives, efficaces, et combien ont vraiment contribué à la croissance de votre entreprise ? Difficile de répondre ? La plupart des entreprises ont de très bonnes intentions en planifiant des réunions, mais celles-ci finissent souvent par être chronophages et ne pas amener beaucoup de valeur ajoutée. Les réunions productives se font souvent rare

Partant de ce constat, Emer O'Donnell propose 7 astuces pour améliorer la productivité de vos réunions :

1. Définissez un ordre du jour

Toutes les réunions devraient avoir un ordre du jour défini à l'avance. Et chaque point de l'ordre du jour doit être confié à quelqu'un. De cette façon, plus de réunions dans le vent ni de sujets sans responsables désignés.

2. Une réunion se termine par une action !

A l'issue de la réunion, ayez défini des points ou des actions précis qui devront être effectués dans les prochaines semaines, ainsi que la personne qui doit les accomplir. Transparence absolue !

3. Soyez clairs sur l'heure

Soyez transparent sur l'heure de début et de fin de la réunion, commencez et terminez à l'heure. En mettant des limites de temps, vous encouragez la productivité et l'action plutôt que la passivité et l'attentisme.

4. Qui sera là ?

Une réunion n'est pas une pause café. Ayez défini à l'avance qui doit être là ou non, en prenant le soin de prévenir le(s) intéressé(e-s). Chaque personne doit être là pour une raison précise. Plus petite est l'audience, plus rapide est le résultat !

5. Préparez des réunions productives


Tout le contenu présenté lors de la réunion devrait avoir circulé au moins 24 heures à l'avance, de telle sorte que chacun se familiarise avec et que personne ne le découvre à l'instant. Les réunions ne servent pas à lire, mais à parler !

6. Prenez conscience du rythme

Ne dénigrez jamais une idée ou une proposition. Des remarques négatives peuvent brusquer les gens et les empêcher de participer à l'avenir, ce qui va à l'encontre du principe d'une réunion. Quoi que vous fassiez, essayez de conserver le rythme de la réunion !

7. Privilégiez les solutions

Dans toutes vos prises de parole, privilégiez une approche orientée solution et non problème. Que chacun arrive avec une solution aux problèmes posés à l'ordre du jour : la réunion existe pour trouver une solution, pas pour disséquer un problème !

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