Pourquoi l’accueil téléphonique est-il tout aussi important que l’accueil physique de ses clients ?

Avec l'avènement de la communication online, de plus en plus de clients contactent les entreprises par téléphone. En effet, 88 % des personnes qui recherchent des entreprises locales sur un appareil mobile appellent ou visitent l’entreprise dans les 24 heures (Source : Nescafy). Cela signifie que le téléphone est souvent le premier point de contact entre une entreprise et un client potentiel. Ainsi, la capacité à traiter les appels de manière efficace peut faire une grande différence dans la façon dont un client perçoit une entreprise.  

Accueillir le client, oui mais de quelle façon ?  

Cela peut vous paraitre naturel comme procédé mais un accueil qui marque votre client, est composé de plusieurs petits détails.  

L'accueil du client est l'action de recevoir ou de traiter les clients dans le but de leur plaire, les satisfaire ou les gratifier. En fonction de la taille de votre entreprise, ses objectifs ou son marché cible, il existe différents systèmes d’accueil : 

• L'accueil physique : il est plus personnel, car il implique de recevoir physiquement le client et de l'accompagner vers le membre du personnel approprié 
• L'accueil par courriel permet de répondre aux demandes des clients par courriel plutôt que par téléphone. Il est important d'être clair et concis lors de l'accueil par courriel, car les clients ont souvent de nombreuses questions auxquelles ils veulent une réponse rapide. 

• L'accueil téléphonique : il consiste à répondre aux appels des clients, leur fournir une assistance et les diriger vers le membre du personnel approprié.  

Aujourd'hui, l'accueil téléphonique est plus important que jamais. Le réceptionniste téléphonique n'est plus le seul responsable de la gestion des appels entrants. Grâce aux nouvelles technologies, il est possible de diriger les appels directement vers la bonne personne, sans passer par une réception centrale, avec une qualité sonore propice à la relation client.  

L’accueil téléphonique, un gain de temps 

Lorsque vous investissez dans un système de messagerie vocale ou de répondeur automatique, votre entreprise peut tirer le meilleur parti de chaque appel.  

Ces outils peuvent être utilisés pour traiter les appels en cas d’affluence ou d'indisponibilité du réceptionniste téléphonique. En acheminant les appels correctement vers le service ou l'agent destinataire, vous permettez aux autres membres de votre personnel de se concentrer sur leurs responsabilités principales.  

Le fait de filtrer les appels peut être utile pour les entreprises qui reçoivent un grand nombre d'appels. 

L’accueil téléphonique améliore votre relation client  

Il est important que vos clients aient un minimum d’informations sur vous, que vous soyez présents en entreprise ...ou non. 

Grâce à un serveur vocal, vous vous assurez que les clients peuvent toujours vous joindre lorsqu'ils en ont besoin. Vous réduisez également le nombre d'appels manqués. L’accueil téléphonique peut également contribuer à réduire le bruit de fond, ce qui permet aux interlocuteurs de s'entendre plus facilement. 

Ce traitement efficace des appels améliorera ainsi votre service à la clientèle, en tissant de façon solide une relation de confiance. 

L’accueil téléphonique : une image de marque plus professionnelle 

Bien que l'accueil téléphonique numérique ne soit pas techniquement obligatoire pour les entreprises, il peut leur donner une image plus professionnelle.  

Il s'agit du premier et parfois du seul contact avec l'entreprise. Il est donc essentiel d'optimiser ce service.  

Lorsqu'un client potentiel appelle votre entreprise, il se fait une opinion de celle-ci en fonction de la qualité de l'accueil téléphonique. Et un accueil de qualité est prometteur en ce qui concerne la qualité de vos produits ou services, car pour le client vous êtes fiable et efficace. 

Cela peut être important pour les entreprises qui dépendent de la vente par téléphone ou du service clientèle, car cela peut créer chez le client le sentiment qu'il a affaire à une organisation plus importante.

Un accueil téléphonique de qualité 

Un accueil téléphonique de qualité est nécessaire pour toute entreprise qui souhaite se démarquer de ses concurrents. Et aujourd'hui, cela passe par l'utilisation d'outils numériques tels que :  

• Le Call Bot. C'est une technique d’intelligence artificielle (IA), capable de comprendre et de réagir au langage humain naturel, tout comme une personne réelle. Son principal avantage est qu'il peut vous faire gagner du temps et de l'argent en répondant aux questions des clients à votre place. 
• Le standard téléphonique virtuel. C’est un développement relativement nouveau qui a émergé en réponse à la popularité de la technologie VOIP (Voice Over Internet Protocol). Grâce à la VOIP, il est possible d'effectuer des échanges téléphoniques directement sur Internet, sans avoir besoin d'un standard physique. 

Quelle que soit l'option que vous choisissez, en investissant dans un système d'accueil téléphonique numérique, vous vous assurez de fournir le meilleur service possible à vos clients. 

Lire aussi : Les avantages d’externaliser son support technique 

En conclusion

Un bon accueil téléphonique est tout aussi important qu'un bon accueil physique. Car tout comme le client peut aller ailleurs s'il est mal accueilli dans vos locaux, de même il peut aller chez vos concurrents s’il n’y a personne au bout du fil, ou à l’ère du numérique si vous n’avez pas de serveur vocal. 

Si vous souhaitez mettre en place un système d’accueil téléphonique et améliorer votre expérience client, faites appel à nos services. Nous veillerons à ce qu'il soit réalisé sur mesure et à votre image.