Cahier des chargesde votre assistant vocal et bon de commande
Trente minutes pour nous dire l’essentiel. Nous construisons l’assistant en une passe, vous le testez sur un numéro d’essai.
- Préparé par
- Force Plus
- Version du document
- 1.2 — 3 novembre 2026
Répondez directement dans cette page : vos réponses sont gardées dans votre navigateur au fur et à mesure. Quand vous avez fini, complétez la partie « Votre commande, validation et signature » en fin de document, signez, puis cliquez sur « Envoyer ». Vous pourrez ensuite télécharger votre exemplaire en PDF.
Mode d’emploi
Ce document nous permet de construire votre assistant vocal en une seule passe, puis de vous le faire tester sur un numéro d’essai. Il demande environ trente minutes.
- Vous n’avez pas besoin de tout remplir. Chaque question est accompagnée de la proposition que nous appliquerons si vous ne répondez pas ; elle vient de nos assistants déjà en service. Cochez « OK » ou écrivez autre chose.
- Quand l’assistant ne sait pas répondre, ou qu’il ne doit pas le faire, il transfère l’appel à un conseiller humain : un conseiller Force Plus, une personne de votre équipe ou un prestataire que vous désignez. Si personne n’est disponible, il prend le message.
- Envoyez-nous ce que vous avez déjà plutôt que de le recopier : annuaire interne, FAQ, plaquettes, exports de votre standard ou de votre outil de tickets. Nous nous chargeons de la mise en forme.
- Les questions de la partie « Vos outils » sont facultatives : si vous ne savez pas, donnez-nous le nom de la personne à qui poser la question.
- Ce qui reste ouvert après votre retour devient une liste de points numérotés que nous tranchons ensemble lors du premier point de suivi ; rien ne bloque la construction.
- Envoyez le document depuis cette page, avec le bouton « Envoyer » en fin de document. Les pièces listées en annexe D sont à transmettre à votre interlocuteur Force Plus par e-mail, après l’envoi.
Votre entreprise et le projet
Raison sociale et marque telle que l’assistant doit la prononcer
Notre proposition
Nous lisons votre site web pour le reste ; indiquez seulement la prononciation si elle n’est pas évidente
Votre réponse
Site web et pages à lire en priorité
Notre proposition
Nous lisons tout le site public ; précisez les pages qui comptent (horaires, services, tarifs, FAQ)
Votre réponse
Secteur d’activité et pays
Notre proposition
Déduits du site
Votre réponse
Pourquoi un assistant vocal ? (plusieurs réponses possibles)
Notre proposition
Votre réponse
Opérateur téléphonique des numéros indiqués en page de garde
Notre proposition
Nous vous fournissons un numéro d’essai ; la bascule de vos numéros se décide à la recette (partie « Recette et mise en service »)
Votre réponse
Moments de pointe (jours, heures, périodes de l’année)
Notre proposition
Le volume d’appels est celui que vous indiquez dans la partie « Votre commande », en fin de document ; dites-nous seulement quand les appels se concentrent, par exemple « le lundi matin et avant les vacances »
Votre réponse
Date de mise en service souhaitée et durée du dispositif
Notre proposition
Votre réponse
Comment vous êtes organisés
Pour orienter chaque appel vers la bonne personne, l’assistant doit connaître votre organisation telle que vos appelants la vivent : vos sites, vos services, qui s’occupe de quoi et où s’arrête la responsabilité de chacun. C’est la partie que nous ne pouvons pas deviner depuis votre site web, et celle qui évite le plus d’appels mal orientés.
Combien de sites (agences, succursales, garages, cabinets) l’assistant doit-il couvrir ?
Notre proposition
★ Un numéro d’assistant par site quand les équipes sont distinctes ; un numéro commun quand une équipe centrale traite tout
Votre réponse
Vos services ou équipes, avec les mots qu’un appelant emploie
Notre proposition
Exemples : accueil, vente, atelier, carrosserie, pièces, comptabilité ; ou gestion locative, gestion technique, contentieux. Nous reprenons vos mots dans l’accueil
Votre réponse
Le bon service dépend-il d’un critère (marque, secteur géographique, commune, type de client, produit, langue) ?
Notre proposition
★ Si oui, l’assistant demande ce critère avant d’orienter : la marque du véhicule, la commune du logement, le nom du produit
Votre réponse
Qui garde une demande à cheval sur deux services ?
Notre proposition
★ Le service qui la reçoit en premier la garde et la transmet en interne ; l’appelant n’est jamais renvoyé une seconde fois
Votre réponse
Les messages sont-ils centralisés (secrétariat, accueil) ou chaque service reçoit-il les siens ?
Notre proposition
★ Chaque service reçoit ses demandes, une boîte commune en copie
Votre réponse
Avez-vous un organigramme ?
Notre proposition
Joignez-le, même approximatif ou dessiné à la main : il vaut mieux qu’un long texte
Votre réponse
Les fichiers ne sont pas conservés si vous quittez la page : joignez-les juste avant d’envoyer.
Vos sites
| Site | Adresse | Horaires s’ils diffèrent | Services présents sur ce site | Numéro d’accueil actuel |
|---|---|---|---|---|
| Exemple : agence Nord | 12 rue des Lilas | samedi fermé | gestion locative, gestion technique | +33 1 00 00 00 00 |
Vos services et le périmètre de chacun
Une ligne par service ou équipe. La colonne « ne traite pas » compte autant que les autres : c’est elle qui empêche l’assistant d’envoyer une facture à l’atelier ou une fuite au service commercial.
| Service ou équipe | Site(s) | Responsable de (demandes traitées) | Ne traite pas (renvoyer vers) | Responsable | Critère d’affectation |
|---|---|---|---|---|---|
| Exemple : atelier mécanique | site principal | entretien, panne, garantie, rendez-vous atelier | carrosserie → service carrosserie | chef d’atelier | marque du véhicule |
| Exemple : gestion technique | agence Nord | fuite, panne de chauffage, ascenseur | loyer, quittance → gestion locative | gestionnaire technique | secteur du logement |
Les appelants et leurs demandes
Qui appelle ?
Notre proposition
Votre réponse
Que doit faire l’assistant quand il ne sait pas répondre, ou qu’il ne doit pas le faire ?
Notre proposition
★ Il transfère l’appel à un conseiller humain ; si personne n’est disponible, il prend le message (nom, numéro, demande) et annonce un rappel dans le délai fixé dans la partie « Transmission des demandes ». Vers qui :
Votre réponse
Les demandes les plus fréquentes
Listez les dix demandes les plus fréquentes, de mémoire ou d’après vos statistiques. Pour chacune, dites ce que l’assistant doit faire. Si vous n’avez pas la liste, envoyez-nous un échantillon d’appels ou de mails reçus : nous la déduisons.
| Demande (en une phrase) | Fréquence estimée | Répondre directement | Prendre le message | Transférer vers |
|---|---|---|---|---|
| Exemple : prendre rendez-vous pour un entretien | 40 % | ☐ | atelier de la marque | |
| Exemple : connaître les horaires d’ouverture | 15 % | ☐ | ||
Demandes hors périmètre (ce que l’assistant ne doit pas traiter) et où les renvoyer
Notre proposition
★ Il indique poliment qu’il ne traite pas cette demande et donne le bon contact ou prend le message. Exemples fréquents : recrutement, démarchage commercial, presse
Votre réponse
Qu’est-ce qu’une urgence chez vous, et que doit faire l’assistant dans ce cas ?
Notre proposition
★ Les urgences vitales ou de sécurité renvoient vers le numéro d’urgence public ; les urgences métier (fuite, panne bloquante, rappel de sécurité) sont transmises en priorité aux personnes de la partie « Transmission des demandes »
Votre réponse
Vos horaires de bureau et calendrier
Une ligne par jour : les horaires du vendredi ou du samedi sont souvent différents. Écrivez « fermé » les jours sans accueil.
| Jour | Ouverture | Fermeture | Pause de midi, s’il y en a une |
|---|---|---|---|
| Exemple : vendredi | 8 h 30 | 16 h 00 | 12 h 00 – 13 h 30 |
Jours fériés à appliquer
Notre proposition
★ jours fériés légaux en France ; précisez si vous ouvrez certains jours fériés
Votre réponse
Fermetures exceptionnelles connues (congés annuels, inventaire)
Notre proposition
Aucune
Votre réponse
Pendant les horaires, si personne ne décroche au transfert
Notre proposition
★ L’assistant reprend la main après 20 secondes de sonnerie, prend le message et annonce un rappel
Votre réponse
En dehors des horaires
Notre proposition
★ Aucun transfert ; l’assistant prend le message et annonce un rappel à la réouverture ; il répond quand même aux questions simples (horaires, adresse, accès)
Votre réponse
Transferts vers vos équipes
Dès que l’assistant ne sait pas répondre, ou qu’il ne doit pas le faire, l’appel part vers un conseiller humain : chez Force Plus, dans votre équipe ou chez un prestataire que vous désignez. Le transfert vers vos équipes fonctionne bien quand l’annuaire est clair et que les lignes décrochent. Au démarrage, nous recommandons de le limiter aux cas évidents et de l’élargir après deux semaines d’observation.
Souhaitez-vous des transferts vers vos équipes ?
Notre proposition
★ Au démarrage, nous recommandons « non » si votre annuaire n’est pas stabilisé
Votre réponse
Situations où l’appel doit aller tout de suite à un conseiller humain, sans que l’assistant traite la demande
Notre proposition
★ Transfert immédiat dès que l’assistant reconnaît la situation ; en dehors des horaires, vers votre numéro d’astreinte si vous en avez un. Exemples : décès d’un proche, alerte à la bombe ou menace, client prioritaire (VIP). Indiquez les vôtres et le numéro à appeler
Votre réponse
Informations à obtenir avant tout transfert
Notre proposition
★ Le nom de l’appelant et le motif. Si vos lignes dépendent d’une marque, d’un secteur ou d’une commune, l’assistant la demande aussi avant de transférer
Votre réponse
Phrase dite avant le transfert
Notre proposition
★ « Je vous mets en relation avec [service], un instant. »
Votre réponse
Votre annuaire de transfert
Une ligne par numéro, pour chaque service ou personne décrit dans la partie « Comment vous êtes organisés ». Si une ligne est partagée par plusieurs personnes, regroupez-les sur la même ligne. Vous pouvez aussi nous joindre votre annuaire existant (Excel, PDF, export du standard) sans remplir ce tableau.
| Service ou personne | Numéro direct (+33 1 00 00 00 00) | Pour quelles demandes | Horaires de cette ligne | Si pas de réponse |
|---|---|---|---|---|
| Exemple : atelier mécanique | +33 1 00 00 00 00 | entretien, panne, rendez-vous atelier | lun.–ven. 8 h–18 h | message + rappel |
Transmission des demandes
Quand l’assistant prend un message, il le transmet aussitôt à vos équipes. Un seul compte rendu par appel, envoyé après l’appel, avec le résumé, le nom, le numéro à rappeler et le niveau d’urgence.
| Type de demande | Adresse(s) e-mail destinataire(s) | En copie | Délai de rappel annoncé à l’appelant |
|---|---|---|---|
| Exemple : demandes commerciales | ventes@exemple.fr | sous 24 h ouvrées | |
Autres canaux de transmission
Notre proposition
★ par défaut, e-mail seulement
Votre réponse
Contenu du compte rendu
Notre proposition
★ nom, numéro, résumé de la demande, urgence, référence donnée (contrat, plaque…), transcription complète en pièce jointe ; dites-nous ce que vous ne voulez pas recevoir
Votre réponse
SMS de confirmation à l’appelant
Notre proposition
★ oui seulement s’il y a un lien ou une information à lui transmettre (prise de rendez-vous en ligne, adresse)
Votre réponse
Si oui : nom d’expéditeur du SMS (11 caractères maximum) et numéro de service à rappeler dans le SMS
Notre proposition
Nom de votre marque
Votre réponse
Mail de courtoisie quand l’appelant raccroche sans laisser de message
Notre proposition
★ non, pour ne pas inonder vos boîtes ; ces appels restent visibles dans le reporting
Votre réponse
Informations à collecter auprès de l’appelant
Toujours collectées
Notre proposition
★ nom, numéro à rappeler (celui qui appelle, confirmé à voix haute), objet de la demande. Chaque information est demandée une seule fois, jamais reconfirmée
Votre réponse
Informations supplémentaires utiles à vos équipes
Notre proposition
Votre réponse
Format précis de ces références (nombre de caractères, lettres puis chiffres…)
Notre proposition
Donnez un exemple réel ; l’assistant s’en sert pour vérifier ce qu’il entend
Votre réponse
Ce que l’assistant ne demande jamais
Notre proposition
★ revenus, coordonnées bancaires, détails de santé. Indiquez une exception si votre activité l’exige
Votre réponse
Reconnaissance automatique de l’appelant par son numéro
Notre proposition
★ non au démarrage
Votre réponse
L’assistant : identité, voix, langues
Voix
Notre proposition
★ féminine, ton chaleureux et posé
Votre réponse
Prénom de l’assistant
Notre proposition
★ Nous en proposons deux ; vous choisissez
Votre réponse
Ton
Notre proposition
Votre réponse
Vouvoiement ou tutoiement
Notre proposition
★ vouvoiement
Votre réponse
Langues
Notre proposition
★ français, bascule en anglais si l’appelant parle anglais
Votre réponse
Formule d’accueil
Notre proposition
★ « Bonjour, je suis [Prénom], l’assistante vocale de [Marque]. Pour quel service appelez-vous ? » Nous demandons dès l’accueil l’information qui oriente l’appel : les accueils trop vagues font raccrocher
Votre réponse
L’assistant annonce qu’il est une intelligence artificielle
Notre proposition
★ oui, dès l’accueil (transparence et réglementation)
Votre réponse
Formule de fin d’appel
Notre proposition
★ « Je transmets votre demande au service concerné, votre numéro est bien enregistré. Merci pour votre appel, bonne journée. »
Votre réponse
Mots à prononcer ou à reconnaître correctement
Noms de marque, de lieux, de produits, de collaborateurs, abréviations maison : écrivez-les avec la prononciation attendue. Nous les ajoutons au dictionnaire de l’assistant.
| Mot ou nom | Prononciation attendue (en toutes lettres) | Remarque |
|---|---|---|
| Exemple : Polestar | pôle-star | marque automobile |
Vos outils (facultatif)
Cette partie permet à l’assistant de reconnaître l’appelant, de créer un ticket ou de prendre un rendez-vous dans vos outils. Elle n’est pas nécessaire pour démarrer. Si vous ne savez pas répondre, indiquez la personne à contacter.
Outil où sont vos clients ou dossiers (CRM, logiciel métier, ERP)
Votre réponse
Cet outil est-il interrogeable par un autre système (API, export automatique) ?
Notre proposition
Votre réponse
Ce que l’assistant pourrait y lire pour l’appelant reconnu
Notre proposition
Exemples : nom, dossier en cours, gestionnaire ou conseiller attitré, secteur, dernier rendez-vous
Votre réponse
Outil de tickets ou de demandes où l’assistant devrait créer une fiche
Notre proposition
Votre réponse
Prise de rendez-vous directe dans un agenda
Notre proposition
★ non au démarrage ; l’assistant envoie plutôt un lien de prise de rendez-vous par SMS s’il existe
Votre réponse
Contact informatique pour les accès
Votre réponse
Ce que l’assistant doit savoir
Sources que nous pouvons utiliser
Notre proposition
★ votre site web
Votre réponse
Ce que l’assistant ne doit jamais dire ni promettre
Notre proposition
★ aucun prix ni devis, aucun délai ferme, aucun engagement contractuel, aucun diagnostic ; il renvoie vers vos équipes
Votre réponse
Qui nous envoie les mises à jour (nouveaux horaires, nouveaux services), et à quel rythme
Notre proposition
Référent Client, au fil de l’eau
Votre réponse
Les réponses que l’assistant doit connaître par cœur
Les questions les plus fréquentes, avec la réponse telle que vous la donneriez au téléphone, en une ou deux phrases. Nous complétons avec votre site et vos documents.
| Question de l’appelant | Réponse à donner |
|---|---|
| Exemple : où se garer ? | Parking gratuit devant l’entrée principale, 30 places. |
Données et conformité
Hébergement des données
Notre proposition
★ Union européenne
Votre réponse
Enregistrement des appels
Notre proposition
★ oui, annoncé à l’appelant, pour le contrôle qualité et l’amélioration de l’assistant
Votre réponse
Durée de conservation
Notre proposition
★ enregistrements audio 14 jours ; résumé et données de l’appel conservés pour votre reporting
Votre réponse
Données sensibles pouvant être évoquées pendant l’appel (santé, situation financière)
Notre proposition
★ non, l’assistant les écarte ; indiquez une exception et son cadre si votre activité l’exige
Votre réponse
Mention à dire ou à écrire imposée par votre service juridique
Notre proposition
★ formule standard de Force Plus (RGPD)
Votre réponse
Contact protection des données (DPO) ou juridique
Votre réponse
Utilisation des données
Votre société autorise Force Plus à utiliser les données issues de la prestation, pseudonymisées, à des fins d’amélioration de la qualité de service, y compris pour entraîner ses propres outils d’IA. Force Plus s’engage à les traiter dans le strict respect du RGPD et de l’accord de traitement des données (DPA) liant les parties.
Reporting
Après chaque appel, l’assistant classe le motif, l’issue (message transmis, transfert réussi, appel abandonné…) et des indicateurs de qualité (frustration, demande de parler à un humain, répétitions). Vous recevez une synthèse et le détail des appels.
Rythme et destinataires du reporting
Notre proposition
★ synthèse mensuelle par e-mail + fichier détaillé des appels ; destinataires :
Votre réponse
Indicateurs qui comptent le plus pour vous
Notre proposition
Tous sont mesurés automatiquement sur chaque appel :
Votre réponse
Tableau de bord en ligne
Notre proposition
Prestation en option : accessible seulement si vous la cochez dans la partie « Votre commande », en fin de document. Sinon, la synthèse et le fichier détaillé vous arrivent par e-mail
Votre réponse
Recette et mise en service
Personnes qui testeront l’assistant chez vous
Notre proposition
Deux ou trois personnes, dont une qui connaît bien les appels réels
Votre réponse
Numéros de téléphone des testeurs
Notre proposition
Utiles si l’assistant doit reconnaître l’appelant
Votre réponse
Scénarios d’appel à vérifier absolument
Notre proposition
★ nous fournissons une quinzaine de scénarios (chaque motif, hors horaires, transfert sans réponse, appelant mécontent) ; ajoutez les vôtres
Votre réponse
Critère de mise en service
Notre proposition
★ tous les scénarios validés par vos testeurs, puis deux semaines de rodage avec revue hebdomadaire des appels
Votre réponse
Comment les appels arriveront à l’assistant au lancement
Notre proposition
★ renvoi d’appel. Vous gardez votre numéro actuel, vos appels sont renvoyés vers l’assistant, et ce renvoi se défait en quelques minutes
Votre réponse
Contact chez votre opérateur ou votre installateur téléphonique
Votre réponse
Vos interlocuteurs
Une même personne peut tenir plusieurs rôles. Le Référent Client est notre interlocuteur au quotidien ; les autres sont sollicités ponctuellement.
| Rôle | Nom | Téléphone | Remarque | |
|---|---|---|---|---|
Point de suivi
Notre proposition
★ 30 minutes par semaine jusqu’à la mise en service, puis une fois par mois
Votre réponse
Pour finir
Ce qui vous inquiète dans ce projet
Votre réponse
Ce qui ferait de cet assistant une réussite dans six mois
Votre réponse
Remarques libres
Votre réponse
Trois exemples de dispositifs
Ces exemples illustrent des configurations possibles. Le vôtre sera construit à partir de vos réponses.
Un fabricant d’équipements de climatisation, service après-vente
L’assistant identifie le modèle et le numéro de série de l’appareil, recueille les symptômes décrits par l’appelant et oriente la demande. Selon le cas, il transfère vers un technicien qui diagnostique à distance, ou il prend les informations nécessaires à une intervention sur place. Les pannes qui laissent un site sans climatisation ou qui touchent à la sécurité sont traitées en priorité.
Un fabricant d’électroménager, service après-vente
Accueil sur un numéro unique. L’assistant demande la référence du produit et la nature de la panne une seule fois, puis oriente l’appelant vers le bon interlocuteur du service après-vente. Il prend un message complet quand personne n’est disponible et envoie un compte rendu par appel à l’équipe concernée.
Un installateur de chauffage, ventilation et climatisation
L’assistant reçoit les demandes de dépannage et d’entretien, distingue les urgences des demandes courantes, recueille l’adresse du site, le type d’installation et la description du problème, puis transmet la demande à l’équipe d’astreinte ou à la planification, selon l’heure de l’appel.
Ce que nous mettons en place par défaut
- Une seule demande d’information à la fois, jamais de reconfirmation ; l’appelant n’a pas à répéter.
- Le numéro à rappeler est celui qui appelle, confirmé à voix haute ; aucune adresse e-mail dictée.
- Un compte rendu par appel, après l’appel, par e-mail ; rien n’est envoyé si l’appelant raccroche sans rien demander.
- Transfert avec 20 secondes de sonnerie, puis reprise de la main et prise de message ; aucun transfert hors horaires.
- Les urgences de sécurité (menace, urgence médicale, agression, personne perdue) sont détectées et signalées dans le reporting.
- Après chaque appel : motif, issue, résultat du transfert, message transmis, rappel promis, niveau de frustration, demande d’un humain, langage offensant. Ces données alimentent votre reporting sans travail de votre part.
- L’assistant ne donne ni prix, ni délai ferme, ni diagnostic, et renvoie vers vos équipes.
- Base de connaissances construite depuis votre site et vos documents, relue par nous avant mise en service, mise à jour sur simple e-mail.
Petit glossaire
- Transfert : l’appelant est mis en relation en direct avec une personne de votre équipe.
- Prise de message : l’assistant note la demande et vos équipes rappellent ; c’est le mode le plus sûr au démarrage.
- Reconnaissance de l’appelant : votre outil nous dit qui appelle à partir du numéro, avant même le décroché.
- Base de connaissances : les informations que l’assistant utilise pour répondre (site, FAQ, documents).
- Hors horaires : plages où personne ne peut décrocher chez vous ; l’assistant adapte ses réponses et ses promesses.
- Recette : phase de test sur un numéro d’essai, avec vos scénarios, avant de basculer votre numéro.
Pièces à nous transmettre après l’envoi
Dès réception, nous construisons l’assistant et vous proposons une date de première écoute sur le numéro d’essai.
Votre commande, validation et signature
En signant, vous validez les réponses de ce document comme base de construction de votre assistant, vous confirmez la commande décrite ci-dessous et vous acceptez la clause « Utilisation des données » de la partie « Données et conformité ». Les points restés ouverts sont tranchés ensemble au premier point de suivi.
Votre commande
Indiquez la référence de l’offre Force Plus (devis ou proposition commerciale) à laquelle cette commande se rapporte.
Le signataire
Signature
Signez à la souris, au doigt ou au stylet dans le cadre.
En cliquant sur « Envoyer », vous transmettez ce document à Force Plus, qui traite ces informations pour préparer votre assistant vocal et suivre votre commande.
Merci, votre document est envoyé
Vous avez modifié le document depuis l’envoi : cliquez sur « Envoyer à nouveau » pour transmettre la mise à jour.