Cet article est adapté d’un billet paru en 2015 en langue anglaise sur selectstrategies.com. Chacun connaît, dans sa vie professionnelle, un nombre importants de réunions. Mais combien d’entre elles ont-elles été productives, efficaces, et combien ont vraiment contribué à la croissance de votre entreprise ? Difficile de répondre ? La plupart des entreprises ont de très bonnes intentions en planifiant des réunions, mais celles-ci finissent souvent par être chronophages et ne pas amener beaucoup de valeur ajoutée. Les réunions productives se font souvent rare
Partant de ce constat, Emer O’Donnell propose 7 astuces pour améliorer la productivité de vos réunions :
1. Définissez un ordre du jour
Toutes les réunions devraient avoir un ordre du jour défini à l’avance. Et chaque point de l’ordre du jour doit être confié à quelqu’un. De cette façon, plus de réunions dans le vent ni de sujets sans responsables désignés.
2. Une réunion se termine par une action !
A l’issue de la réunion, ayez défini des points ou des actions précis qui devront être effectués dans les prochaines semaines, ainsi que la personne qui doit les accomplir. Transparence absolue !
3. Soyez clairs sur l’heure
Soyez transparent sur l’heure de début et de fin de la réunion, commencez et terminez à l’heure. En mettant des limites de temps, vous encouragez la productivité et l’action plutôt que la passivité et l’attentisme.
4. Qui sera là ?
Une réunion n’est pas une pause café. Ayez défini à l’avance qui doit être là ou non, en prenant le soin de prévenir le(s) intéressé(e-s). Chaque personne doit être là pour une raison précise. Plus petite est l’audience, plus rapide est le résultat !
5. Préparez des réunions productives
Tout le contenu présenté lors de la réunion devrait avoir circulé au moins 24 heures à l’avance, de telle sorte que chacun se familiarise avec et que personne ne le découvre à l’instant. Les réunions ne servent pas à lire, mais à parler !
6. Prenez conscience du rythme
Ne dénigrez jamais une idée ou une proposition. Des remarques négatives peuvent brusquer les gens et les empêcher de participer à l’avenir, ce qui va à l’encontre du principe d’une réunion. Quoi que vous fassiez, essayez de conserver le rythme de la réunion !
7. Privilégiez les solutions
Dans toutes vos prises de parole, privilégiez une approche orientée solution et non problème. Que chacun arrive avec une solution aux problèmes posés à l’ordre du jour : la réunion existe pour trouver une solution, pas pour disséquer un problème !
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